Home Office – 9 Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterführung

Noch mehr Home-Office

Am 27. Januar trat die neue Corona-Arbeitsschutzverordnung in Kraft. Sie enthält eine sogenannte „Home-Office Pflicht Light“, die zunächst bis zum 15. März 2021 befristet ist. Im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten hat der Arbeitgeber den Mitarbeitern Home Office anzubieten, wenn dem keine betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Nach aktuellen Umfragen wünscht sich ein Großteil der Mitarbeiter*innen auch langfristig die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten.

Was ist wichtig und was sind die Herausforderungen?

Gerade in der aktuellen Zeit und im Hinblick auf die erfolgreiche Zusammenarbeit im Home Office ist es wichtiger denn je, Wertschätzung zu zeigen, regelmäßiges Feedback zu geben, Erwartungen und Ziele klar zu formulieren und häufiger Mitarbeiter*innengespräche zu führen.

Der kurze Austausch im Gang oder an der Kaffeemaschine entfällt. Persönliche Meetings finden nur noch sehr eingeschränkt oder gar nicht statt. Auch Home Office-erprobten Mitarbeitern fehlt das gelegentliche Treffen im Büro zu Meetings, Feedbackgesprächen, Trainings oder Veranstaltungen. Manche Mitarbeiter fühlen sich wie Einzelkämpfer. Das WIR-Gefühl geht teilweise verloren.

Warum ist Wertschätzung gerade bei Home Office-Arbeit so wichtig?

Ohne Wertschätzung fragen sich die Mitarbeiter nach dem Sinn Ihrer Arbeit. „Wenn keiner anerkennt was ich tue, hat es dann wirklich Bedeutung?“ Eine Frage, die ich oft von meinen Klienten*innen höre.

Unsere Arbeit empfinden wir als sinnvoll, wenn …

das, was wir tun, Bedeutung hat und Positives bewirkt

das, was wir tun zu uns passt und Spaß macht

wir uns involviert, wertgeschätzt und verantwortlich fühlen

wir unsere Arbeit als Teil eines größeren Ganzen verstehen und damit übereinstimmen (Unternehmensziele)

Hier kommt den Vorgesetzten eine wichtige Rolle zu, diesen Sinn zu vermitteln, Wertschätzung und Verantwortung zu geben und übergeordnete Ziele klar darzulegen. Für viele Vorgesetzte ist das Thema Home Office aber gleichermaßen neu.

Was ist die richtige Frequenz, wie oft spreche ich mit jedem Einzelnen, wie oft bringe ich das Team zusammen? Wie gebe und nehme ich Feedback per Telefon oder online Plattform? Wie können sich Kollegen untereinander, auch abteilungsübergreifend, vernetzen? Welche Foren schaffe oder empfehle ich?

Mitarbeiter und Vorgesetzte sitzen im gleichen Boot. Remote Führung und Remote Arbeit muss gelernt und gelebt werden. Dazu kommen noch coronabedingte Herausforderungen wie Homeschooling, beide Elternteile arbeiten zu Hause, es gibt kein separates Büro u. v. a. m.

Was braucht es für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Home Office? Hier meine 9 Tipps:

TIPP 1: Den Arbeitstag planen!

Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten ein klares Verständnis über die Erwartungen an das flexible Arbeiten haben. Gibt es Kernzeiten oder ist die Arbeitszeit völlig frei zu gestalten? Berücksichtigen Sie etwaige Herausforderungen der Mitarbeiter wie z. B. Kinderbetreuung, Homeschooling oder ähnliches?

TIPP 2: Technische Anforderungen und Themen klären!

Nicht jedem Mitarbeiter fällt es auch nach Monaten der Home Office-Arbeit leicht, sich an neue Programme und Tools zu gewöhnen. Klären Sie den Schulungsbedarf oder fordern Sie Unterstützung an. Vielleicht gibt es auch Experten im Team, die die Kollegen*innen unterstützen können.

TIPP 3: Vertrauen ist wichtig!

Präsenz im Unternehmen ist noch lange keine Garantie, dass die Qualität der Arbeit gut ist. Genauso wenig wie Home Office gleichzusetzen ist mit Faulenzen. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern! Beachten Sie die Leistung und nicht die Anzahl der Stunden. Niemand kann und muss immer erreichbar sein. Auch im Büro gibt es Kaffee- oder Mittagspausen.

TIPP 4: Führen Sie ihre Mitarbeiter*innen!

Mitarbeiter im Home Office benötigen mehr Ansprache und Führung, als wie wenn sie täglich ins Büro kommen. Feedback und Wertschätzung sind wichtiger denn je, schaffen eine bessere Verbindung und Motivation. Ein gelegentlicher Anruf ohne Arbeitsauftrag schafft zudem Vertrauen und zeigt Interesse.

TIPP 5: Online Meetings/Onlinekonferenzen planen!

Regelmäßige Abstimmungen mit einzelnen Mitarbeitern und im Team sind essenziell wichtig. Projekte, Ideen und Aufgaben sollten regelmäßig abgestimmt werden. Wer macht was und wann, um Doppelungen zu vermeiden und einen klaren Zeitplan mit Verantwortlichkeiten zu definieren.

TIPP 6: Nutzen Sie Online-Tools!

Moderne Online Tools ermöglichen die virtuelle Zusammenarbeit. Sie ersetzen Flipchart, Whiteboard und ermöglichen Workouts mit größeren Teams. Projekte können gemeinsam vorangebracht und über Online Portale nachgehalten werden. Projektmanagement kann auch so gelingen.

TIPP 7: Fördern Sie den Teamgeist!

Persönlicher Austausch z.B. per Onlinekonferenz schafft Vertrauen und ein positives Wir Gefühl. Es empfiehlt sich mindestens ein wöchentlicher Teamcall, gelegentlich auch teamübergreifend mit kooperierenden Abteilungen. In manchen Bereichen können auch 15-minütige Frühstücksmeetings, zur kurzen Abstimmung für den jeweiligen Tag, hilfreich sein.

Tipp 8: Schalten Sie die Kameras an!

Eine Videokonferenz macht nur dann Sinn, wenn alle Beteiligten ihre Kameras anschalten. Ansonsten ist es eine Telefonkonferenz über ein Videoportal. Wichtig ist es, die Kolleg*innen nicht nur regelmäßig zu hören, sondern auch zu sehen. Die Körpersprache erzählt viel über unser Gegenüber und ermöglicht es, die Stimmung im Team wahrzunehmen.

TIPP 9: Bewusst und gezielt kommunizieren!

E-Mail Fluten gab es auch schon vor Corona. Allerdings verschärft sich die Situation vielerorts durch Home Office-Arbeit. Da man Dinge nicht kurz direkt abstimmt, wird für alles eine Mail geschrieben. Greifen Sie öfter mal zum Telefon! Dadurch können häufig auch Frustrationen und Missverständnisse vermieden werden. Gerade dass Zwischen-den-Zeilen-Lesen, hat aktuell Hochkonjunktur. Überlegen Sie gezielt, wer die Mail bekommen soll und was Sie erwarten. „Hallo zusammen“ an einen großen Verteiler ohne direkte Ansprache und Zielsetzung ist wenig zielführend. Mehr Tipps zur wertschätzenden Kommunikation können Sie hier nachlesen.

Was ist meine persönliche Erfahrung?

Ich durfte meine Teams 23 Jahre aus dem Home Office führen. In den Anfängen, aufgrund limitierter technischer Voraussetzungen, nur per Telefon, Fax und durch gelegentliche Meetings und Treffen. Mein erstes Team war über ganz Europa verteilt. Weitere über die D-A-CH-Region oder deutschlandweit tätig. Meine Erfahrungen mit Home Office sind durchweg positiv! Wichtig ist aus meiner Sicht, dass Kommunikation, Vertrauen und Wertschätzung stimmen.
Moderne Online-Tools ersetzen natürlich nicht den direkten persönlichen Dialog, ermöglichen aber eine effektive Zusammenarbeit und können das Wir-Gefühl fördern.
„Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ist ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ein Erfolg!“ Henry Ford

Weitere Tipps und mehr Wissen gibt es in meinem Online-Kurs: Führen im Home Office.

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